¿Te suele tocar hacer presentaciones en Power-Point? Puede parecer sencillo. Tienes toneladas de recursos a tu alcance para hacerla tan bonita como quieras: plantillas de PowerPoint y temas de Google, fondos, fuentes, paletas de colores… Sin embargo, para crear una presentación triunfadora hay que saber cómo combinar y utilizar estos recursos. Hay dos cosas importantes que necesitas saber para preparar una presentación excelente:

1. La presentación es una herramienta que complementa tu charla. No sirve para contener el texto de tu mensaje, sino para reforzarlo.
2. Hay un orden óptimo, una secuencia de acciones que te recomiendo seguir para conseguir una presentación muy atractiva sin invertir más tiempo del necesario en su creación.

En este post veremos como crear la mejor presentación en PowerPoint paso a paso. Conseguirás una presentación atractiva e interactiva siguiendo un orden lógico que te permitirá simplificar al máximo el proceso. Para ello, dividiremos el trabajo en tres partes: antes de empezar a crear tu presentación, durante la creación y después de haberla creado. ¡Verás que fácil!

Antes de crear tu presentación en PowerPoint:

1: Lo primero: Escribe el esquema de tu speech

A veces, cuando tenemos que preparar una presentación empezamos por mirar las plantillas disponibles, y así podemos perder varias horas sin avanzar en absoluto. Recuerda que la presentación debe ser un complemento de tu mensaje. Por eso es primordial que te centres en el mensaje: ¡es por ahí por donde tienes que empezar! Antes de mirar una sola plantilla, céntrate en lo que vas a decir. Simplifica tu charla hasta reducirla a tres ideas principales: ¿Cuáles son las tres ideas principales que quieres transmitir a tu audiencia? Cada una de estas ideas puede descomponerse en tres conceptos más. Trata de reducir la información siguiendo este esquema y evitarás saturar a la audiencia con la información.

2: Fija la extensión de tu presentación

Define qué vas a poner en cada una de las slides haciendo bocetos sencillos. Recuerda: un slide, un tema. Así te será más fácil preparar tu charla, y a tu audiencia mucho más fácil seguirla. Trata de desarrollar el tema empleando únicamente 10 slides. Si utilizas muchas slides corres el riesgo de hacerte pesado.

3: Elige bien tus recursos: paleta de colores, imágenes, plantilla PowerPoint…

• Para encontrar una buena plantilla PowerPoint te propongo SlideModel: Es una herramienta de plantillas de presentaciones completamente editables. También ofrecen muchos otros recursos, y tienen un gran surtido dentro de la versión gratuita de la herramienta.
• Selecciona una paleta de colores:

-Si no necesitas utilizar colores corporativos, te recomiendo que respetes el diseño de la plantilla que hayas elegido.

-En el caso de que prefieras crear tu propia paleta de color, utiliza una herramienta para hacerlo, como por ejemplo Paletton. El truco es elegir un color primario y añadir dos colores complementarios. Para combinarlos bien, te recomiendo este post con conceptos básicos sobre colores complementarios (opuestos y armónicos)  y colores análogos.

-Evita los colores excesivamente chillones, y nunca utilices tonos flúor: molestan a la audiencia y les obligarán a mirar a otro sitio.

• Elige el fondo de tu presentación: No hay un fondo perfecto para todos los casos, depende en buena medida del sitio donde vas a presentar. Puedes utilizar un fondo oscuro, pero en general, funcionan mejor los fondos lisos en tonos claros. Huye del blanco brillante, que también cansa.
• Encuentra imágenes gratis: Elige solamente imágenes de alta calidad, llamativas y libres de derechos de autor. Prueba con Pixabay o Pexels, ¡seguro que encuentras el recurso que necesitas!

Durante la creación de tu presentación

Ahora que has creado el esquema básico de la presentación, puedes centrarte al máximo en perfeccionar el diseño. Estos consejos te serán de gran utilidad

• Ten presente a tu audiencia cuando estés diseñando tu presentación, sus gustos y su sentido estético.
• Recuerda que somos visuales, la parte más importante de cada slide ha de ser una imagen llamativa, de gran calidad y relevante.
• Utiliza el mínimo texto posible ¿Puedes reducir el texto a una sola frase por slide? ¡Mejor! Si utilizas demasiado texto enlas slides puedes distraer a la audiencia. Cuánto más simple sea el mensaje, más fácil será de recordar.
• Recuerda que el texto ha de ser visible desde todos los puntos de la sala donde presentarás tu PowerPoint. Utiliza un tamaño de fuente de 28 px como mínimo, y si puede ser más grande, mejor. ¿No te cabe el texto? Vuelve a leer el consejo anterior 😉
• Antes de añadir cualquier contenido, pregúntate: ¿Sirve para reforzar alguna de las ideas principales? En caso de duda, ¡descártalo!
• Mantén el diseño en todas las diapositivas. Cambiar el diseño de una diapositiva a la siguiente puede distraer la atención de tu público.
• Evita animaciones o transiciones demasiado vistosas: ¡no sirven para nada! Y también distraen la atención del público. Si decides utilizar estos recursos, elige los más sencillos. Lo mejor es evitarlos o emplearlos solamente cuando sirvan para subrayar el mensaje de la diapositiva.
• ¿Hay algún punto que requiera una explicación más prolongada? Inserta una diapositiva sin contenido, en negro o en un tono oscuro para centrar la atención del público cuando sea necesario. Algunos dispositivos de presentaciones tienen un botón para oscurecer la presentación, pero no todos…
• Para hacer tu presentación más animada e interactiva, añade preguntas, aunque sean retóricas. Las preguntas activan una parte diferente del cerebro. Si las utilizas bien, pueden ayudarte a incrementar la atención y la curiosidad de tu público, o a crear suspense para la siguiente diapositiva.
• Incluye algún vídeo no demasiado largo, ¡a la gente le encantan! Asegúrate de seleccionar solamente vídeos que refuercen alguna de tus tres ideas principales

Después de la creación

¿Ya has terminado con el diseño de tu presentación? Te felicito! Pero… ¡aún no ha terminado tu trabajo! Ahora viene una parte muy importante de las mejores presentaciones: practicar. Puede que pienses que ya te sabes de memoria la presentación y que no necesitas ensayar… ¡ERROR! ¿Cuántas veces has asistido a una presentación en la que el ponente se salía completamente de tiempo? Precisamente los ponentes que más saben sobre el tema son los que corren mayor riesgo de no ajustarse al formato de la charla. No hay cosa más patética que ver como un ponente emplea 25 minutos en las dos primeras slides, y después trata de mostrar las 8 siguientes en solo 5 minutos. ¡Que estrés! Ensayar te permitirá:

• mejorar la experiencia que aportas a tus oyentes
• ganar confianza y estar más relajado cuando llegue el momento
• ajustar el tiempo que necesitas para cada slide

Intenta practicar in situ, para asegurarte de que todo funciona bien, y si puede acompañarte alguien mejor. Haz que se siente en la parte más remota de la sala para verificar que los textos son visibles y que el vídeo se oye y se ve bien. Ensaya tu tono de voz, aplicando diferentes inflexiones a lo largo de la presentación. Utilizar un tono monocorde está bien… si lo que buscas es dormir a tu audiencia. Recuerda, no es lo que dices, sino cómo lo dices. ¿Puedes grabarte? ¡Hazlo! Te sorprenderá lo útil que resulta a la hora de corregir errores y mejorar.

Ha llegado el gran día:

Hablar bien en público es todo un arte, y haría falta un post entero para hablar sobre las mejores prácticas de los buenos oradores. Sin embargo, te dejo aquí algunos consejos y un par de herramientas que sin duda te resultarán útiles para la puesta en escena. En nuestro tiempo es muy difícil competir por la atención del público. Muchas veces tienen su smartphone en las manos y es difícil conseguir que levanten la cabeza aunque hayas creado una presentación espectacular. Una de las formas de ganarte su atención es hacer la charla lo más interactiva posible. ¿Conoces las «Preguntas» de Google Slides«? Es una característica que permite a los oyentes hacer preguntas, incluso manteniéndose en el anonimato. Actívala durante tu presentación e informa a los asistentes, animándoles a participar de tu charla directamente desde su móvil. Una tendencia en alza son las herramientas de sondeos, que permiten a la audiencia participar, aportando feedback en el momento. Son muy divertidas y facilitan conseguir involucrar a la audiencia. Por ejemplo, Polleverywhere permite crear encuestas en Google Slides y PowerPoint, y los asistentes a la charla pueden contestar a través de cualquier dispositivo conectado a internet. Nunca entregues una copia de tu presentación a los asistentes, al menos hasta que tu charla haya finalizado. Se suele pensar que esto les ayudará a seguir la charla, pero en realidad solo se consigue que se distraigan. Suelen navegar adelante y atrás, y desconectarán de lo que estás diciendo. Un consejo: Los buenos oradores se mueven paseando por la sala o por el escenario, como una forma de atraer la atención sobre lo que están diciendo. En el momento que desean centrar la atención sobre una slide, se quedan quietos. Eso sí, nunca te gires a leer la slide o habrás perdido la atención de tu público, en favor de la presentación. Recuerda que para conseguir poner esto en práctica con soltura necesitas mucha práctica, ¡ensaya todo lo posible! ¿Qué te parecen estos consejos para crear presentaciones en PowerPoint? ¿Echas de menos alguno? Si quieres puedes añadirlo en los comentarios 🙂