¡Por fin he creado mi perfil de WhatsApp Business! No lo hice antes por falta de tiempo, pero mi último cliente quería crear uno, así que no me quedó más remedio que aprender para explicárselo.

Aprovecho para contarte que a este cliente le estoy haciendo la web en WordPress: puedes verla aquí, a ver si te gusta como ha quedado. ¡Está casi lista! 😉

Me preguntó por Whatsapp Business Web, así que a él va dedicado este post, porque aunque quizá no me lea, aprendiendo a hacer las cosas es como puedo explicarlas. ¡Allá vamos!

Whatsapp Business Web es gratis ¡y cumple con la RGPD!

Hay un poco de confusión con esto y conviene aclararlo: la versión de WhatsApp para negocios es gratis, tanto si utilizas la aplicación móvil como si trabajas con él en el ordenador.

Además, desde el 3 de Agosto de 2018 forman parte del acuerdo Privacy Shield, lo que significa que WhatsApp business cumple la ley de protección de datos en cuanto a la transferencia de información.

OJO: Esto no significa que el titular del perfil no tenga que hacer nada al respecto. Para estar al tanto de tus obligaciones en cuanto al cumplimiento de la RGPD y la LOPD te recomiendo la lectura de este post. Y siempre es recomendable contar con la opinión de un abogado experto.

Recuerda que hay muchas formas de utilizar WhatsApp: como canal de comunicación interno de la empresa, como primer contacto con potenciales clientes, como canal para enviar información a clientes con los que ya existe una relación… En cada uno de estos casos aplican procedimientos diferentes que conviene conocer y aplicar.

De momento, vamos a ver como crear un perfil de Whatsapp Business y como utilizarlo. A día de hoy cuenta con casi 1.300.000 descargas y está valorada en 4,3 sobre 5 por los usuarios. ¡Eso es mucho decir!

Versiones web y móvil para todos los sistemas operativos

Una de las grandes virtudes de WhatsApp es lo fácil que resulta su uso, quizá por eso es tan popular. Su uso desde el móvil está mucho más extendido que la versión web, pero si vas a utilizarlo de forma profesional, será mucho más productivo utilizar WhatsApp Web. 

De las ventajas de WhatsApp en PC ya hablé en este post,  y son mucho más importantes si utilizas la aplicación para trabajar: escribirás más rápido en el teclado que desde el móvil, será más fácil descargar y editar las imágenes (o bien otros archivos), tendrás todo en un solo dispositivo, etc. Veamos como se hace paso a paso.

Tutorial: como crear un perfil en WhatsApp Business:

NOTA: Recuerda que puedes tener las dos aplicaciones en tu móvil, WhatsApp Business y WhatsApp Messenger; eso sí, cada una ha de estar vinculada a un número diferente, no puedes tener un sólo número para ambas aplicaciones.

Si ya estabas utilizando WhatsApp Messenger (la versión normal)  para tu empresa y vas a utilizar el mismo número en WhatsApp Business, te recomiendo que hagas una copia de seguridad de las conversaciones antes de configurar tu cuenta en Business. ¡Así no se pierde nada! Sigue este tutorial para crear la copia de seguridad de tus chats en Google Drive. 

1.- Descarga la aplicación en tu móvil

Asegúrate de que se trata de la versión original, ¡cuidado con las imitaciones! Lo tienes disponible en Google Play y en la App Store. Aquí tienes los enlaces, los he copiado de la web oficial de WhatsApp:

Haz clic en «Instalar» y una vez que esté instalada, clic en «Abrir». A continuación tienes que «Aceptar y continuar» para completar la primera fase del proceso:

2.- Configura tu número de empresa

Recuerda que puedes utilizar WhatsApp business también con un teléfono fijo. Escribe el número fijo o móvil y haz clic en «SIG» (siguiente).

Si estabas utilizando ese número con la versión normal de WhatsApp, verás un mensaje como este:

Si el número está correctamente escrito, simplemente haz clic en «CONTINUAR».

Ten en cuenta que al utilizar un teléfono fijo no podrás recibir el SMS de verificación, pero puedes utilizar el sistema alternativo: recibir una llamada con un código.

3. Acepta los permisos

Lo siguiente es aceptar los permisos, y esto es especialmente importante si has creado una copia de seguridad de tus chats. La aplicación necesita acceder a tus archivos para poder recuperarla.

Primero se pedirá permiso para acceder a tus contactos y después a tu contenido multimedia. Haz clic en permitir, y después se solicitará permiso para buscar copias de seguridad. Omite o acepta según proceda.

4.- Configura tu perfil

En primer lugar tendrás que introducir el nombre de la empresa: ¡OJO! No se puede cambiar, asegúrate de escribirlo bien.

Aquí tienes el espacio para añadir tu estado. Ojo, no son los estados de WhasApp que desaparecen a las 24 horas, sino un texto que verán todos los usuarios que abran tu perfil. ¿Qué tal si pones tu eslogan?

Si ya utilizabas WhatsApp con ese número, aparecerá la foto de perfil que tenías. Lo recomendable es que coloques ahí una foto del logo de tu empresa, concretamente del isotipo (el dibujo sin letras).

Si no tenías foto de perfil o quieres cambiarla, prepara una imagen cuadrada, por ejemplo de 400×400 píxeles. Puedes crear una imagen con dimensiones personalizadas utilizando Canva, por ejemplo.

Consejo: Por favor, no más imágenes de logos cortados 🙈 Coloca el isotipo de tu imagen dentro de un círculo que quepa en el cuadrado de 400×400, más o menos de 370 píxeles. Fíjate en la imagen:

Además del nombre de la empresa, el estado y la imagen de perfil, debes seleccionar el tipo de actividad del desplegable. Si consideras que ninguna de las opciones se adapta a tu actividad, haz clic en «Más opciones» y escribe las palabras que mejor describan la actividad de tu empresa.

Debajo puedes añadir la dirección de la empresa. Aunque la aplicación te deja continuar si no la introduces, es recomendable ponerla. Después haz clic en «SIG» y se creará el perfil.

5.- Añade más información

Después aparece en pantalla la posibilidad de introducir tu horario. Toca para editar y escribe la información. Además del horario podrás añadir el correo electrónico y la dirección web (¡otro enlace! :-)).

Una vez que has añadido toda la información, haz clic en GUARDAR arriba a la derecha.

Ya está, ya has creado tu cuenta de WhatsApp Business. Ahora veremos como utilizar la versión Web y las posibilidades que ofrece. Como te decía, es mucho más cómoda y productiva. 

Como utilizar la versión Web

¡No tiene ninguna ciencia! Lo único que necesitas es que la cámara de tu móvil funcione.

En tu PC: accede a WhatsApp web y aparecerá un código QR.

En tu móvil: abre la aplicación WhatsApp Business y haz clic sobre los tres botones del menú en la esquina superior derecha. Se abrirá un lector de códigos QR. Aproxímalo a la pantalla del ordenador y ¡listo! se abrirá la aplicación en tu ordenador. 

Como verás, en la versión web se puede hacer de todo, casi lo mismo que en el móvil. Lo único que no vas a poder hacer es administrar los contactos o hacer llamadas de voz. Por lo demás, podrás disfrutar de todas las opciones de WhatsApp Business, ¡que no son pocas!

¿Qué ofrece WhatsApp Business a las empresas?

Además de los ajustes que hemos visto donde podrás introducir toda la información tu empresa tienes las siguientes opciones.

1. Catálogo
2. Estadísticas
3. Enlace directo
4. Herramientas de mensajería: mesaje de ausencia, mensaje de bienvenida y respuestas rápidas.

Para acceder a estas posibilidades, tienes que hacer clic en Menú (el icono de los tres puntos de la esquina superior derecha) y después en Ajustes>Ajustes de empresa. Veamos qué te ofrece cada una:

1/ Crear un catálogo

Puedes ir creando productos, y se puede añadir muchísima información sobre estos: una imagen, el nombre del producto o servicio y el precio (opcional).

Si haces clic en «Más campos» se añade la descripción, espacio para un enlace (puedes añadir el enlace a la página de producto) y el código del producto o servicio. 

2/ Estadísticas

Se mostrarán contadores de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.

3/ Enlace directo

Se muestra la URL que permite a los clientes acceder directamente al chat con tu numero de empresa. Es muy útil, porque facilita la conversación con potenciales clientes.

Hay gente que quizá no se molestaría en enviar un email (más formal) pero no dudan en hacer clic en un icono de WhatsApp (con el que están más familiarizados). 

Dentro de este espacio también puedes crear un mensaje predeterminado, es decir, un texto que ya estará escrito en el campo del mensaje cuando tus clientes accedan al chat contigo. 

4/ Herramientas de mensajería

Aquí podrás configurar un mensaje de ausencia, un mensaje de bienvenida o respuestas rápidas.

Mensaje de ausencia

El mensaje de ausencia es una respuesta automática que recibirán tus contactos cuando no estés disponible. Permite configurar el horario en el que está activo y los contactos que lo recibirán.

Con respecto al horario, puedes elegir si lo envías siempre que no estés disponible, configurar un horario determinado o enviarlo automáticamente como respuesta a cualquier mensaje que recibas fuera del horario comercial.

En cuanto a los contactos, puedes seleccionar si ha de enviarse automáticamente a cualquiera que te mande un mensaje, solo a quienes no están en tu libreta de contactos o seleccionar de tu lista de contactos quiénes quieren que lo recibas.

Mensaje de bienvenida

El mensaje de bienvenida es un saludo automático que recibirán todos los que te escriban por primera vez, o bien los clientes que lleven más de 14 días sin actividad en el chat contigo. 

Al igual que el mensaje de ausencia, puedes configurar los destinatarios seleccionando si quieres que lo reciban todos, solamente los que tú especifiques o solo los que estén en tu libreta de contactos.

Mensajes predeterminados

Las respuestas rápidas son atajos de teclado para agilizar la conversación. Consiste en configurar un mensaje que se activará automáticamente cada vez que un cliente escriba las palabras clave.

Por ejemplo, puedes establecer una respuesta rápida para que cada vez que un cliente escriba la palabra gracias, reciba un GIF como respuesta. Aquí tienes más información sobre respuestas rápidas.

¿Qué te parece este tutorial? ¿Habías probado ya WhatsApp Business? ¿Cuáles son las opciones que más utilizas? ¡Cuéntame en comentarios!